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2017年公证法律服务监管“双随机一公开”抽查情况通报

发布日期:2017年10月16日     来源:

各公证处:

    2017109日和1012日,长沙市司法局公证工作管理处组织检查组,随机到长沙市长沙公证处、星城公证处开展了“双随机一公开”抽查工作。现将有关情况通报如下:

    一、抽查依据和方式

    本次抽查根据《湖南省司法厅关于落实法律服务“双随机一公开”监管工作的通知》的要求,市局公证工作管理处组织随机抽查,现场对公证机构保持法定设立条件的情况、公证机构执行应当报批或者备案事项的情况、公证机构和公证员的执业情况、公证质量情况等方面进行抽查。

    二、抽查情况

    本次抽查中,长沙公证处机构抽查两人次,公证员四名;星城公证处机构抽查一次,公证员两名。重点抽查案卷近十本,主要检查公证程序、法律适用、公证文书、公证档案四个方面。涉及到的公证事项包括继承、合同、保全证据、赋予强制执行债权文书、委托、涉外等。未发现任何重大责任事故的发生,公证办证质量和文书装订均较好。

    ()办证程序严格

    两家公证处均严格按照申请-受理-审查-核实-出证-归档的程序操作,没有出现随意简化程序、未审先发等情况。办证中,公证处对证据材料的核实工作更加重视,及时有效地避免虚假证明材料的出现,防止了错假证的发生。

    ()办证要素齐备

两家公证处出具的公证书均全部使用了司法部规定的定式或要素式格式,不同种类的公证事项法律要素较为齐备,承办公证员更加注重法言法语的使用,注意了法律风险的防范。检查中没有发现引用法律条文错误的情形。

    ()卷宗管理规范   

两家公证处归档均实行了集中统一管理,并由专人负责,案卷装订规范、美观整洁。

    三、存在的问题

  通过这次“双随机一公开”的抽查,发现仍然存在一些问题,主要表现在以下几个方面:

(一)公证机构

长沙公证处前台受理大厅当事人较多,值班公证员少,导致当事人排队情况较为严重;

(二)公证员和案卷

1、公证案卷内遗漏加盖“复印件与原件相符”章、材料提供人未签名;

2、询问笔录中未询问“办几份公证书”、“由谁领取”,未告知“公证收费标准及应收取的公证费”;同时套用模板情况较多,未根据实际情况询问;

3、涉外公证的询问笔录内容过于简单,对当事人需要公证的相关内容没有适当询问,也没有相应的告知;

4、有的现场记录在场人没有签名;

5、少量发送回执中每个公证号发送的份数没有详细列明;

6、收集材料中的复印件和原件大小不符,归档时的整理顺序摆放错误。

四、处理意见

在发现问题后,要求公证处及时整改,如调整值班表,安排引导员到大厅值班等,案卷质量即时予以整改。

五、工作要求

    ()思想上要高度重视。公证法律服务监管的“双随机一公开”会是一种常态,各公证处要积极进行自查,发现问题及时纠正,加强公证人员的业务学习,增强风险防范能力。

    ()管理上要严格把关。各公证机构要遵守司法部、省厅和市局关于公证管理的各项制度规定,不断完善内部各项规章制度,确保严格执行;同时要加强公证人员的职业纪律教育,培养集体观念,增强职业荣誉感,共同营造良好的工作氛围。

    ()措施上要务求过硬。各公证处要结合本通报以及抽查时反馈的公证质量方面存在的问题,有针对性地进行一次自纠自改,消除公证质量隐患,坚决杜绝“小问题不断、老问题不改”的现象,激励公证员以高质量、高效益的服务,赢得人民群众的信赖与支持,共同维护公证的公信力,推进我市公证事业的可持续发展。

 

 

                                       长沙市司法局公证工作管理处

                                       20171013